Zásady spracúvania osobných údajov
Spoločnosť LEGAL BROTHERS s. r. o., so sídlom: Cesta poľnohospodárov 739/4, 971 01 Prievidza, IČO: 54 791 961, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trenčín, oddiel: Sro, vložka č.: 43991/R (ďalej len „LEGAL BROTHERS“ alebo „prevádzkovateľ“) ako prevádzkovateľ osobných údajov získava a spracúva osobné údaje dotknutých osôb, ktorým týmto poskytuje informácie v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27.04.2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES („nariadenie GDPR“) a s ohľadom na zákon č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov („ZOOÚ“).
Vaše osobné údaje budú uchovávané bezpečne a len po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania. Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje podľa druhu zmluvného vzťahu alebo iného vzťahu dotknutej osoby s prevádzkovateľom na účely, ktoré sú uvedené v tabuľke nižšie, z ktorých je zrejmá aj kategória dotknutých osôb, právny základ na ich spracúvanie, ako aj doba, po ktorú bude prevádzkovateľ tieto osobné údaje spracúvať.
| Účel spracúvania osobných údajov | Právny základ spracúvania osobných údajov | Kategória dotknutých osôb | Doba spracúvania | Príjemcovia |
|---|---|---|---|---|
|
Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s uzatváraním zmluvy a plnením povinností vyplývajúcich zo zmluvy alebo obdobného právneho aktu |
spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia nevyhnutné na účely uzatvorenia zmluvy alebo obdobného právneho aktu |
klienti/zákazníci, fyzické osoby z prostredia zmluvných partnerov |
4 roky odo dňa zániku zmluvného vzťahu |
odborní konzultanti a poradcovia, ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti a iné subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona |
|
Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s obchodnou a účtovnou agendou |
spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia GDPR nevyhnutné na splnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich zo zák. č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, zák. č. 222/2004 Z. z. o DPH, Občianskeho zákonníka, Obchodného zákonníka, zák. č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmu |
klienti/zákazníci, fyzické osoby z prostredia zmluvných partnerov |
účtovná závierka, daňové doklady - 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, účtovné knihy a doklady - 5 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú |
spoločnosť poskytujúca účtovnícke služby; odborní konzultanti a poradcovia, ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti, iné subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona |
|
Spracúvanie osobných údajov za účelom zasielania marketingových ponúk |
Spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) nariadenia GDPR – oprávnený záujem Oprávneným záujmom je informovať svojich klientov/zákazníkov o novinkách, zaujímavostiach, produktoch a službách prevádzkovateľa. |
klienti/zákazníci |
2 roky odo dňa skončenia zmluvného vzťahu |
odborní konzultanti a poradcovia, ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti a iné subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona; spoločnosť poskytujúca outlook napr. Microsoft Office 365 (vrátane Outlooku) |
|
Spracúvanie osobných údajov pre účely obchodnej komunikácie |
Spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) nariadenia GDPR – oprávnený záujem Oprávneným záujmom je zabezpečenie platného uzatvorenia zmluvy (tzn. uzatvorenie zmluvy s osobami oprávnenými konať v mene spoločnosti, ktorá je jej zmluvným partnerom), jej riadneho a efektívneho plnenia (v praxi najmä komunikácia s príslušnými pracovníkmi na strane zmluvného partnera spoločnosti) |
klienti/zákazníci, fyzické osoby z prostredia zmluvných partnerov |
3 roky nasledujúce po roku, v ktorom bola komunikácia ukončená |
odborní konzultanti a poradcovia, ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti, súdy, exekútori, advokáti a iné orgány verejnej správy a iné subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona; spoločnosť poskytujúca účtovnícke služby; spoločnosť poskytujúca outlook napr. Microsoft Office 365 (vrátane Outlooku) |
|
Spracúvanie osobných údajov pre účely obchodnej komunikácie Spracúvanie osobných údajov za účelom vedenia sporovej a nesporovej agendy |
Spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia GDPR - nevyhnutné na splnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich zo zák. č. 160/2015 Z. z. Civilný sporový poriadok, zák. č. 244/2002 Z. z. o rozhodcovskom konaní, zák. č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok, zák. č. 7/2005 Z. z. o konkurze a reštrukturalizácii, zák. č. 314/2018 Z. z. o Ústavnom súde SR, zák. č. 162/2015 Z. z. Správny súdny poriadok, zák. č. 233/1995 Z. z. Exekučný poriadok, zák. č. 307/2016 Z.z. o upomínacom konaní a súvisiacich právnych predpisov |
klienti/zákazníci, fyzické osoby z prostredia zmluvných partnerov fyzická osoba, s ktorou sa vedie mimosúdne rokovanie; fyzická osoba – účastník konania, strana sporu a ďalšie zúčastnené osoby, štatutárny orgán alebo iná osoba oprávnená konať v mene účastníka konania |
10 rokov po právoplatnom skočení príslušného konania/mimosúdneho rokovania |
odborní konzultanti a poradcovia, ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti, súdy, exekútori, advokáti a iné orgány verejnej správy a iné subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona; |
|
Spracúvanie osobných údajov za účelom uplatnenia práv dotknutej osoby |
spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia GDPR nevyhnutné na zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcej z nariadenia GDPR a zo zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov |
fyzické osoby uplatňujúce svoje práva ako dotknuté osoby |
5 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom bola žiadosť vybavená |
odborní konzultanti a poradcovia, ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti; súdy, exekútori, advokáti a iné orgány verejnej správy a iné subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona |
Prevádzkovateľ o Vás v analógovej alebo elektronickej forme spracúva najmä tieto údaje: meno, priezvisko, trvalý pobyt, kontaktné údaje (e-mail, telefónne číslo), fakturačné údaje a údaje nevyhnutné na dosiahnutie účelu a osobné údaje získava priamo od dotknutých osôb alebo nám ich poskytuje klient/zákazník.
LEGAL BROTHERS nesprístupňuje osobné údaje žiadnym tretím osobám ako tým, u ktorých to vyžaduje zákon alebo tieto podmienky spracúvania osobných údajov. LEGAL BROTHERS neuskutočňuje prenos osobných údajov do tretích krajín (mimo Európskej únie / Európskeho hospodárskeho priestoru) okrem spoločnosti Microsoft poskytujúcej firemné nástroje a aplikácie Microsoft Office 365. V uvedenom prípade sa môže uskutočňovať prenos do tretích krajín, a to konkrétne do USA. S uvedenou spoločnosťou má prevádzkovateľ uzatvorené štandardné zmluvné doložky, ktorých znenie nájdete tu.
V prípade, ak je pri niektorom z účelov spracúvania právnym základom pre spracúvanie osobných údajov plnenie zmluvy, poskytnutie týchto údajov predstavuje zmluvnú požiadavku pre plnenie v zmysle predmetnej zmluvy. V prípade neposkytnutia týchto údajov, nie je možné uzatvorenie zmluvného vzťahu, ako ani následné plnenie povinností zo zmluvy.
V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie osobných údajov zákon (plnenie zákonných povinných), poskytnutie týchto údajov je zákonnou požiadavkou. V prípade neposkytnutia týchto údajov, nie je možné zabezpečiť riadne plnenie povinností LEGAL BROTHERS, ktoré jej vyplývajú z príslušných všeobecných právnych predpisov.
V súvislosti so spracúvaním osobných údajov má dotknutá osoba najmä nasledovné práva:
1. na základe žiadosti vyžadovať od LEGAL BROTHERS potvrdenie, či sú alebo nie sú jej osobné údaje spracúvané (prístup k osobným údajom), za akých podmienok, vrátane rozsahu, účelu a doby ich spracúvania, a informácie o zdroji získania dotknutých osobných údajov;
2. na základe žiadosti vyžadovať od LEGAL BROTHERS opravu nesprávnych alebo neaktuálnych osobných údajov, resp. doplnenie neúplných osobných údajov;
3. na základe žiadosti vyžadovať od LEGAL BROTHERS vymazanie/likvidáciu osobných údajov ak:
a) osobné údaje už nie sú potrebné na účel, na ktorý sa získali alebo inak spracúvali,
b) v prípadoch, kedy boli osobné údaje spracovávané na základe súhlasu a tento súhlas bol odvolaný, pričom neexistuje iný právny základ na spracúvanie osobných údajov alebo iná zákonná výnimka;
c) ak dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov na základe oprávneného záujmu a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie alebo dotknutá osoba namieta voči priamemu marketingu;
d) osobné údaje sú spracúvané nezákonne;
e) na to, aby sa splnila zákonná povinnosť musia byť osobné údaje vymazané;
4. na základe žiadosti vyžadovať od LEGAL BROTHERS obmedzenie spracúvania osobných údajov, ak:
a) dotknutá osoba namieta správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho LEGAL BROTHERS overiť správnosť osobných údajov;
b) spracúvanie osobných údajov je nezákonné a dotknutá osoba namieta vymazanie osobných údajov a žiada namiesto toho obmedzenie ich použitia;
c) LEGAL BROTHERS už nepotrebuje osobné údaje na účel spracúvania osobných údajov, ale potrebuje ich dotknutá osoba na uplatnenie právneho nároku;
5. podať návrh na začatie konania na Úrade na ochranu osobných údajov SR.
Žiadosti v súvislosti s vyššie uvedenými právami je dotknutá osoba oprávnená uplatniť u zodpovednej osoby na adrese: LEGAL BROTHERS s. r. o., so sídlom: Cesta poľnohospodárov 739/4, 971 01 Prievidza, alebo elektronicky na emailovej adrese: [email protected] alebo osobne alebo poštou na adresu prevádzkovateľa. Do predmetu e-mailu aj listu je potrebné uviesť: „Ochrana osobných údajov“.
Odpovede na uvedené žiadosti dotknutej osoby alebo opatrenia prijaté na základe týchto žiadostí sa poskytujú bezodplatne. Ak je žiadosť dotknutej osoby zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná, najmä pre jej opakujúcu sa povahu (opakovaná žiadosť), LEGAL BROTHERS má právo účtovať si poplatok zohľadňujúci jej administratívne náklady na poskytnutie informácií alebo primeraný poplatok zohľadňujúci jej administratívne náklady na oznámenie, resp. na uskutočnenie požadovaného opatrenia alebo má právo odmietnuť na základe takejto žiadosti konať.
V prípade pochybností o dodržiavaní povinností súvisiacich so spracúvaním osobných údajov sa môžete obrátiť so sťažnosťou na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, e-mail: [email protected], https://dataprotection.gov.sk/.
V Prievidzi dňa 1.1.2023